Contabilidade para e-commerce: 5 dicas para o seu negócio

Quer fazer crescer e expandir seu delivery? Confira 5 dicas para organizar sua contabilidade para e-commerce e alcançar novos patamares!

Contabilidade para e-commerce: o primeiro passo para a longevidade do seu delivery

O e-commerce está crescendo em todo o mundo. Cada vez mais empresas estão aderindo ao comércio eletrônico, e o resultado pode ser sentido em diversos setores da economia.

Seja na venda de produtos ou na prestação de serviços, levar seu negócio direto para a casa do cliente é primordial para estar sempre em dia com o mercado. Afinal de contas, o delivery já faz parte da nossa rotina.

Mas se você quiser garantir o sucesso do seu e-commerce, precisa prestar atenção em diversos fatores. É importante estar atento às demandas do cliente e cuidar da experiência do pós-venda.

Mas o que separa o comerciante bem sucedido dos demais é, acima de tudo, a capacidade de organização financeira. É importante ter seus registros de compra e venda sempre organizados, para:

• Ter sempre à mão dados que podem ajudar na tomada de decisão;
• Conhecer melhor as necessidades dos clientes;
• Antecipar e preparar-se para mudanças de mercado;
• Facilitar o pagamento de taxas e impostos.

É muito fácil aplicar alguns princípios básicos de contabilidade para e-commerce e nós listamos alguns deles para ajudar seu negócio. Confira!

Você sabe qual a importância da contabilidade para e-commerce?

Todo negócio começa com uma ideia, boas intenções e força de vontade. Mas só isso não basta. Além de muito trabalho, você precisa ter controle sobre seus gastos e receitas. E é aí que muitos empreendedores esbarram.

O controle financeiro é essencial para o sucesso de uma empresa. Mesmo aqueles com jeito para a administração eventualmente precisam sentar e rever as finanças do seu negócio.

Além de questões de mercado, como variações na demanda e altas nos preços, dependendo de sua região existem diversas leis, impostos, tarifas e documentações a serem organizadas para evitar problemas.

Além disso, muitas dificuldades decorrem da falta de experiência. Quando lidamos com dinheiro, muitas vezes deixamos a emoção falar mais alto e quem não tem controle sobre as finanças de seu negócio pode acabar em maus lençóis.

Contabilidade para e-commerce é mais simples do que parece

É comum que, ao falarmos em contabilidade, você imediatamente torça o nariz.

Durante toda nossa vida, somos induzidos a pensar que lidar com dinheiro é algo complicado e cheio de riscos. Por isso, muitos empreendedores acabam adotando uma tática mais instintiva: analisam o sucesso de sua empresa pelo volume de vendas, ou pela quantidade de dinheiro em caixa a cada dia.

Pois saiba que essa atitude, sim, é que pode trazer riscos e comprometer o sucesso do seu negócio, seja qual for o segmento.

Não manter registros contábeis pode significar menos trabalho no momento. Mas tenha certeza de que, eventualmente, acabará pagando caro por este erro.

Vamos conhecer algumas táticas e ver 5 dicas para cuidar da contabilidade de seu delivery de maneira fácil e prática.

1. Tenha seus registros na ponta do lápis – ou no clique do mouse

Para começar, você precisa ter um lugar onde irá fazer os registros financeiros do seu e-commerce.

Grandes empresas costumam usar softwares contábeis, muitos deles feitos sob medida. Mas não se preocupe: em um primeiro momento, não é preciso realizar esse investimento.

Se você já tem alguma familiaridade com informática pode usar uma planilha eletrônica, como o Excel, por exemplo. Esse tipo de software ajuda a organizar seus registros de maneira facilmente customizável e ajustável às suas necessidades.

Além disso, as planilhas eletrônicas ajudam a manter a atualização dos dados, já que em poucos cliques você pode registrar as entradas e saídas do seu negócio.

Existem diversos modelos de planilhas de controle financeiro na internet, que você pode baixar gratuitamente. Alguns desses modelos, inclusive, já vêm com as fórmulas prontas para calcular seu lucro e gastos pendentes.

Mas, se você não tem costume de usar esses programas, papel e caneta servem para quebrar o galho. A dica é separar uma folha para cada dia, anotando todas as vendas e despesas, divindo-as em colunas lado a lado.

Deixe também uma folha para registrar os gastos previstos para cada mês. Se preferir, pode usar uma agenda que facilitará essa organização.

Existem livros-caixa apropriados para essa função que você encontra em papelarias. Se preferir, pode usar um modelo de planilha para impressão.

2. Registre todas as suas saídas

A contabilidade para e-commerce envolve o registro e análise das entradas e saídas. Vamos começar entendendo melhor o que são essas “saídas”?

Trata-se de tudo aquilo que pode ser considerado um gasto da sua empresa. Se você tem um delivery de pizzas, por exemplo, os gastos mais óbvios são:

• Ingredientes;
• Embalagens;
• Mão-de-obra (salários, impostos referentes à contratação de funcionários, etc.);
• Propaganda; entre outros.

Mas os gastos não param por aí. Afinal de contas, para produzir suas pizzas existem gastos que muitas vezes não levamos em consideração. Os utensílios e eletrodomésticos de sua cozinha precisam de luz elétrica para funcionar  – trata-se, portanto, de mais uma despesa.

O aluguel do espaço onde está sua cozinha, a lenha para o forno, a internet para receber os pedidos, e até mesmo a gasolina gasta para ir comprar os ingredientes: tudo isso deve entrar na contabilidade de seu delivery como gasto.

Registre todas as despesas do seu negócio, detalhando valores e descrevendo cada uma dessas saídas. Inclua nessa conta aqueles gastos fixos para manter sua empresa funcionando, inclusive nos dias em que não está realizando entregas.

Uma dica é separar os gastos de acordo com a natureza de cada um deles, mesmo que estejam todos inclusos na mesma nota fiscal. Por exemplo: se você comprou ingredientes e guardanapos no mesmo lugar, esses gastos devem ser registrados separadamente. Afinal, um é referente ao preparo dos produtos e o outro é referente à embalagem.

Dessa maneira, você terá controle sobre os gastos com cada etapa do processo, desde o anúncio de seus produtos até o pós-venda. Isso lhe dará dados importantes para a  tomada de decisões, tais como mudanças nos preços.

Não se esqueça de guardar todas as notas fiscais, para facilitar no controle dessas despesas!

3. Mantenha controle sobre suas entradas

Já as entradas se referem a tudo aquilo que você recebe como resultado do seu trabalho.

Seguindo no exemplo da pizzaria: ao vender uma pizza, você recebe um valor X do cliente. Mas e quanto à maneira como você recebe esse valor? E a data em que esse dinheiro entra em sua conta? Isso depende muito da forma de pagamento escolhida, ou da plataforma usada para a venda.

Como o delivery trabalha com formas de pagamento como cartões de crédito e carteiras digitais, é comum que você não tenha acesso imediato aos valores que recebeu. Por isso, é importante manter o registro de todas as suas vendas.

Quando você sabe exatamente o que tem para receber, fica mais fácil fazer o comparativo com os gastos e organizar suas finanças.

Isso vale também para as vendas a prazo: registre cada parcela como um ganho em seu respectivo mês, para que as contas fechem sem confusão!

Além disso, é importante considerar que muitos ganhos trazem consigo gastos ocultos. Tarifas bancárias e impostos referentes à venda de produtos estão entre os mais comuns.

Informe-se sobre possíveis taxas na sua região e evite surpresas desagradáveis.

4. Mantenha suas finanças pessoais e profissionais separadas

Essa dica é a chave do sucesso, especialmente para aqueles que operam um delivery direto de sua casa ou para os negócios familiares.

Dinheiro é coisa séria e é muito comum que as pessoas misturem finanças com questões pessoais. Por isso, é imprescindível que você separe as finanças do seu e-commerce da sua economia pessoal.

Isso quer dizer, basicamente, que você não deve misturar seus gastos pessoais com os de sua empresa. Isso vale mesmo para quem não tem funcionários e trabalha sozinho.

Se você opera um delivery de produtos ou serviços da sua casa, algumas de suas despesas domésticas, como internet e luz, se misturam aos gastos de sua empresa, total ou parcialmente.

No entanto, é importante que gastos pessoais, como aqueles com roupas, alimentação e transporte, fiquem fora desta conta.

Ao final de cada mês, calcule todos os seus ganhos e receitas. A diferença entre eles é o lucro da sua empresa no período.

Disponha desse lucro como preferir, mas o ideal é investir uma parte deste valor, enquanto o resto cobre suas despesas pessoais. Outra dica é manter contas bancárias separadas, para facilitar o controle financeiro.

5. Regularize-se

Informe-se sobre como regularizar seu negócio na sua região. Essa dica é importante para garantir crescimento a longo prazo.

Além de ficar em dia com suas obrigações legais e tributárias, você também ganha diversos benefícios, tais como:

• Descontos em tributos;
• Facilidades para contratar empregados;
• Alvarás de funcionamento, que são essenciais para algumas atividades;
• Linhas de crédito e empréstimos para compra de materiais;
• Emissão de notas fiscais.

Em muitos lugares, os processos para regularização de pequenos negócios são realizados online. Muitas regiões contam inclusive com programas de apoio ao microempreendedor, que podem  ajudar a levar seu negócio a novos patamares.

Com o tempo, sua empresa vai crescer, abrir filiais e contratar funcionários. Assim, você vai atender cada vez mais clientes. A partir deste momento, considere a opção de contratar um contador ou advogado para lhe ajudar com a expansão do seu negócio.

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