Como realizar uma auditoria de estoque no e-commerce

A auditoria de estoque faz parte de um gerenciamento eficaz de comércio eletrônico, tornando mais simples a tarefa de selecionar, embalar e enviar pedidos. 

Por outro lado, um estoque mal organizado é sinônimo de atrasos, prejuízos e insatisfação de clientes. Quer saber como manter seu estoque em ordem e evitar problemas? Continue lendo este post.

O que é uma auditoria de estoque e qual sua importância?

Uma auditoria de estoque é um processo que garante a correspondência entre o estoque e os registros financeiros da empresa. 

Ela pode ser feita por funcionários ou você pode contratar profissionais de serviços terceirizados para realizar esse trabalho.

Embora a contagem do inventário físico envolva a análise e computação de cada item no armazém, as auditorias vão um passo além, documentando não apenas a quantidade do produto na prateleira, mas também a qualidade e a condição. 

Assim, além de ajudar a identificar ocorrências de roubo, extravio ou danos, a auditoria de estoque auxilia na tomada de decisões comerciais importantes que podem ajudá-lo a elevar o seu negócio para atender às demandas dos clientes, adaptar-se às mudanças na cadeia de suprimentos e garantir que o seu dinheiro seja gasto de forma mais eficiente.

É aconselhável realizar uma auditoria uma ou duas vezes por ano, de preferência próximo ao final do período de relatório financeiro. 

No entanto, a realização de auditorias mais regulares pode levar a uma melhor visibilidade, permitindo que você acompanhe melhor a sazonalidade do seu negócio.

Tipos de Auditoria de Estoque

Quando se trata de procedimentos de auditoria de inventário, não existe uma abordagem única para todos. Aqui estão alguns dos processos mais comuns:

Contagem física

Fazer a contagem física dos itens estocados é uma das formas mais populares de realizar uma auditoria de inventário. 

Essa abordagem envolve contar cada mercadoria do estoque e registrar os dados.

Análise de corte

Uma análise de corte envolve o encerramento de todas as operações do armazém enquanto a auditoria está em andamento. Durante esse período, nenhum novo item é recebido, embalado, separado ou enviado. 

Embora isso permita que a auditoria seja mais precisa, atrapalha a atividade diária normal do armazém.

Análise de custos de frete

A análise de custos de frete envolve examinar os custos de envio e casos de remessas perdidas ou danificadas durante o transporte.

Isso permite que você inclua as despesas de frete como parte do custo geral de estoque.

Testes de estoque de alto valor

Testes de estoque de alto valor, ou análise ABC, realizam auditorias classificando o estoque em diferentes categorias de acordo com sua lucratividade. 

Essas categorias são chamadas de Classe A (alto valor), Classe B (nível intermediário) e Classe C (baixo valor). 

Essa análise permite que você organize seu estoque estrategicamente no armazém para agilizar os procedimentos de picking e packing.

Reconciliação de contagem de estoque

A reconciliação da contagem de estoque envolve garantir que a conta do estoque físico corresponda aos números do banco de dados. 

Isso garante que os produtos não sejam vendidos em excesso ou de forma insuficiente e pode eliminar problemas incômodos, como pedidos pendentes.

Como realizar uma auditoria de estoque

Embora conduzir uma auditoria de estoque possa parecer intimidante, é mais simples do que você pensa. 

Esse processo pode ser concluído em apenas cinco etapas simples:

1. Definir procedimento

Primeiro, você precisará decidir qual procedimento irá usar para fazer sua auditoria. 

Por exemplo, você pode optar por fazer uma contagem física de todo o estoque. Ou, você pode optar por priorizar determinados estoques com base em seu valor ou risco.

2. Agendar auditoria

O planejamento é essencial para uma auditoria de estoque bem-sucedida. 

Uma boa regra é agendar esse procedimento para um horário que seja menos perturbador para as operações diárias. 

Para muitas empresas de comércio eletrônico, isso significa da noite para o dia.

3. Coletar documentos

A coleta de todos os documentos necessários garante que os procedimentos sejam concluídos com precisão e eficiência.

Reúna todos os registros de estoque, incluindo registros de entrada e saída, ordens de compra, registros de transferência, etc.

4. Conduzir a auditoria

Depois de decidir qual procedimento usar e reunir os documentos necessários, é hora de começar.

Compare os resultados da contagem física com os registros do sistema. Verifique se há discrepâncias entre os dados.

Identifique e investigue as causas de quaisquer diferenças encontradas durante a contagem.

5. Registrar as descobertas

Documente os resultados obtidos, incluindo as discrepâncias encontradas e as ações corretivas recomendadas.

Com base nas descobertas, tome medidas para corrigir quaisquer problemas identificados e melhorar os processos de gestão de estoque.

Melhores práticas de auditoria de estoque

Escolher a estratégia de auditoria certa e se preparar para realizar esse processo são duas coisas fáceis que você pode fazer para melhorar seus resultados.

Também é uma boa ideia manter um armazém bem organizado, o que facilita para que tudo corra bem.

Algumas práticas recomendadas de auditoria de estoque incluem:

• Usar diferentes equipes para contar o mesmo estoque duas vezes
• Usar tecnologia como scanners para reduzir erros humanos
• Usar SKUs ou UPCs para rastrear estoque
• Trabalhar com um auditor profissional

No geral, conduzir uma auditoria de inventário pode ajudá-lo a manter registros de estoque e relatórios financeiros precisos, ao mesmo tempo que o auxilia a se preparar para a demanda futura. 

O resultado desse esforço são remessas sem estresse para seus clientes e maior crescimento dos negócios.

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